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Quattro consigli per gestire il tempo a lavoro

La cosa più preziosa nella vita di una persona è il tempo. È quindi importante capire come gestirlo al meglio quando si tratta di impiegarlo nel lavoro. Bisogna attuare una vera e propria strategia e fissare tre punti principali prima di passare all’azione: chiarezza di ruoli, abilità nel gestire la propria attenzione (non solo il tempo) e un sistema utile per la gestione del flusso di lavoro. Per cominciare il primo consiglio è quello di decidere le proprie priorità e capire di cosa si ha bisogno in quel determinato momento. Tanti esperti suggeriscono di porsi alcune domande per fissare le proprie priorità:

  • Quali sono le mie priorità a lungo termine e a breve termine? Quali sono le mie priorità quest’anno / questo mese / questo giorno?
  • Ci sono azioni che mi aiuteranno a realizzare le mie priorità?
  • Cosa posso rifiutare o cosa non posso rifiutare in relazione alle mie priorità?
  • Possibili conseguenze di non rispondere a richieste?

Come gestire il tempo a lavoro: energia

Ovviamente ricoprire un determinato ruolo richiede energia. Quando si hanno molte responsabilità e compiti in un classico programma giornaliero, di solito ci si lamenta dello stress con la conseguenza di impiegare più ore nel farlo. Così facendo si riduce la possibilità di avere spazio anche per l’esercizio fisico o il tempo libero. Ciò si traduce in perdita di concentrazione e incapacità di eseguire i propri compiti. La soluzione è quella di fare una pausa, seguire una dieta salutare e trovare il tempo per l’attività fisica. L’esercizio migliora la memoria, la concentrazione e la salute del cervello.

Attenzione e stop alle distrazioni

Il secondo passo da fare è capire che non si tratta in realtà di gestire il tempo, ma di gestire la propria attenzione. Il tempo continua a scorrere, ciò che si può fare è quello di migliorare la concentrazione e focalizzare tutto sugli obiettivi prefissati. Bisogna fare un elenco dettagliato di tutte le attività che si fanno in un giorno e accanto a ciascuna attività, prendere nota di quanto tempo viene dedicato al lavoro. Si rimane sorpresi da come determinate attività occupino più tempo rispetto agli obiettivi e alle priorità. Un altro elemento da considerare è l’ambiente di lavoro. Ci si trova in un posto di lavoro che incoraggia a concentrarsi? Oppure è circondato da distrazioni come smartphone, accesso ai social media, ecc ..? Bisogna rimuovere le distrazioni che rubano tempo prezioso.

Attività lavorativa in segmenti

Infine l’ideale è dividere la giornata lavorativa in segmenti. La formula per un lavoro mirato e produttivo è di 52 minuti, seguita da una pausa di 17 minuti. Non bisogna lavorare più di due ore di fila, quindi lo schema prefissato è di 50/60 minuti di lavoro e 20 minuti per ricaricare la propria energia mentale. Il tempo è una risorsa limitata, qualunque sia il modo in cui si sceglie di spenderlo, questo influenzerà il proprio futuro.